’60 procent regels zelf bedacht, 222 afspraken opgeruimd’

Waar lopen medewerkers tegenaan, wat frustreert ze? Dat was de hamvraag bij radicale vernieuwer De Waalboog bij het kritisch onder de loep nemen van processen, regels en afspraken. “Het beeld vooraf was dat alle processen en regels die we wilden afschaffen door anderen waren bedacht. Wat bleek: 60 procent was zelf bedacht”, vertelt locatiemanager Toos Smulders. Uiteindelijk werden 222 overbodige afspraken opgeruimd, waarvan de belangrijkste in een top tien staan.

Toolkit: opruimen afspraken teams, diensten en organisatie

“Als je ruimte voor professionals wilt creëren en verantwoordelijkheden lager in de organisatie wilt leggen, moet je eerst processen, afspraken, regels en gebruiken opruimen die geen meerwaarde hebben. In een In voor zorg!-traject hebben we daartoe met Vilans een toolkit ontwikkeld die heel succesvol is geweest. De startvraag die we hiervoor aan de teams hadden gesteld was: waar lopen medewerkers tegenaan, wat frustreert ze? Dit bleek samen te vatten in drie onderdelen: afspraken die teams zelf ooit hadden gemaakt, afspraken tussen diensten én afspraken die het gevolg zijn van organisatiebeleid. Het beeld vooraf was dat alle processen en regels die we wilden afschaffen door anderen waren bedacht, maar dat was dus helemaal niet zo.”

60 procent regels zelf bedacht, 222 afspraken opgeruimd

“Het was een enorme eyeopener om te ontdekken dat we 60 procent zelf hadden bedacht. Al met al hebben we 222 afspraken kunnen opruimen die gewoon konden worden gemist (zie het kader voor de top tien). Ook hebben we alle projectgroepen, commissies en werkgroepen onder de loep genomen en deze ongeveer gehalveerd. Hetzelfde plan was er voor richtlijnen, protocollen et cetera maar daarvan is minder terechtgekomen.”

Toch kan het integraler voor duurzaam effect

“Achteraf beschouwd hebben we moeten concluderen dat we het hele schrapproces niet integraal genoeg hebben aangepakt, met als gevolg dat we de geboekte winst onvoldoende hebben kunnen vasthouden. We waren vooral binnen de zorg gestart en de artsen en ondersteunende diensten onvoldoende laten aanhaken. We realiseren ons dus dat we nu in het kader van Radicale vernieuwing verpleeghuiszorg niet hetzelfde kunstje opnieuw moeten doen. Nu zijn we teams aan het scholen volgens een leansystematiek, onder andere met het vijf-s model, bedoeld om de effectiviteit en productiviteit van een werkplek te optimaliseren. Denk aan ruimten opnieuw inrichten, dingen op de juiste plek leggen, weggooien wat niet nodig is. Structureren dus. En dat werkt. Ook hebben we verbeterborden geïntroduceerd. Meteen bij de dagstart vertellen teams waar ze tegenaan lopen, wie dat oppakt en wanneer diegene erop terugkomt. Dat is voor een ieder zichtbaar op dat bord. Een heel praktisch hulpmiddel in de 24-uurs dienst. Medewerkers komen erop terug en spreken elkaar erop aan. Ze zijn hier enorm enthousiast over. Ze werken in ruimtes die opgeruimd zijn en waar ligt wat er moet liggen. Ze sporen elkaar ook aan om ervoor te zorgen dat dit zo blijft. Er is bovendien meer samenwerking en ze hebben meer grip op wat ze zelf kunnen organiseren.”

Uitwisselen wat we doen en leren van anderen

“Nu in het kader van Radicale vernieuwing verpleeghuiszorg veel aandacht bestaat voor zelforganiserende teams en vermindering van regeldruk is het voor ons heel interessant om hierin te participeren. Niet alleen om te leren van anderen, maar ook om te vertellen waar wij mee bezig zijn. Voor bewoners hoop ik dat onze inspanningen ertoe leiden dat zij minder vaak te horen krijgen: ‘Dat weet ik niet, daar gaat iemand anders over’. Maar we blijven leren. Zo hadden we voor een woonzorgcentrum een zorgroute ontwikkeld voor de medewerkers om te zien hoe laat ze bij wie moeten zijn. Daarop wordt dan vervolgens steeds meer informatie over de bewoners geschreven, zodat de medewerkers niet meer in het cliëntdossier kijken. Dus heeft het team nu bedacht op die zorgroute daadwerkelijk alleen de route te bieden, maar geen cliëntgebonden informatie. Dus moeten ze weer wel in het cliëntdossier kijken. En dat heeft meerwaarde omdat daar de laatste wijzigingen staan vermeld, waardoor de cliënt conform de laatste afspraken wordt verzorgd.”

Top 10 opruimproject De Waalboog

 

Meer weten

  • Dit artikel komt uit onze nieuwste publicatie ‘Van regels naar relaties. Hoe kunnen regels bijdragen aan waardevolle zorg?’ Download de pdf van de publicatie of blader hem hier door:


Geplaatst op: 2 november 2018
Laatst gewijzigd op: 2 november 2018