Workshop: Van eilanden naar eigenaarschap

Op het congres van Waardigheid & Trots  14 mei jl, hadden we 45 minuten voor een workshop over  de transitie van ondersteunende diensten die binnen Amstelring plaatsvindt. Restricties vooraf: vooral niet zenden maar zelf laten ontdekken. We houden wel van een uitdaging en ietwat hoog in de adem zetten wij onze wedloop met de tijd in.

1. De aanleiding van de transitie in Amstelring. De eilanden.

 We leggen uit dat iedere ondersteunende afdeling (HR, ICT, Finance, Facilitair) acties of verbeteringen bedenkt voor de werkvloer en dat zelforganiserende teams nog steeds met verrassingen  “van boven” te maken krijgen: waarbij men zich soms afvraagt wat het toevoegt. Dit brengt veel bureaucratie, papierwerk met zich mee en leidt af van goede zorg.

In hoeverre speelt dit ook bij de deelnemers in de workshop?

Het wordt herkend: men spreekt van eilandjes in de organisatie, niet alleen bij de ondersteuning maar ook tussen zorg en behandeling en tussen locaties. Men heeft het over een staf-gestuurde organisatie (ondanks dat teams al zelforganiserend zijn). En de discussies die gaande zijn: bv hoeveel ruimte krijgt een team om zelf te beslissen over de inkoop.

2. Hoe doet Amstelring de transitie? De reis.

Congruent aan de koers, hebben we met “the whole system” de ideale processen bedacht voor de klant (als de klant écht in de regie is, hoe ziet dat er dan uit?),de medewerker (als we echt de beste werkgever willen zijn, hoe gaan we dan met ons personeel om?) en de faciliteiten (hoe ontzorgen en vereenvoudigen we?). Met elkaar integraal in gesprek gaan heeft als effect dat men elkaar leert kennen en ontdekt wat een ander doet, waardoor de scope wordt verbreed tot het hele proces. Dat leidde tot veel verrassingen, ontdekkingen en een positieve vibe.

Iedereen doet mee en houdt werk, ook in de nieuwe structuur. Want je bent van waarde. En als je het niet ziet zitten dan helpen we je weggaan met een vrijwillige vertrekregeling. Ook dat was voor een 40 tal medewerkers een oplossing.

In co-creatie met de OR is nu een matchingsproces gestart, waarop medewerkers aangeven welke functie ze willen hebben in de nieuwe structuur. Het is een transitie op 3 fronten tegelijk: 1. Procesherontwerp (gedroomde processen omzetten in werkbare nieuwe processen) 2. Nieuwe structuur (Van afdelingsstructuur naar een shared service centrum) en 3.Cultuur verandering (van eilanden naar eigenaarschap/ samen/ op basis van vertrouwen)

We zoeken met vallen en opstaan de congruente weg. De weg die aansluit bij de kernwaarden van Amstelring: Samen, betrouwbaar en met aandacht.

Wat zien de deelnemers aan de workshop aan bevorderende en belemmerende factoren in hun organisaties?

Bevorderend: – verbindingsteams maken/ achter het bureau vandaan komen/ cultuur veranderingstraject: “dienstbaar aan”/ maak het klein/ bewoner en familie zijn “de baas”/ teams in de lead/ ken je cliënten.

Belemmerend: eerst moeten zíj veranderen/oude macht-structuur blijft in stand/ positie strijd/ fusie die ineens tussendoor komt/ delegeren aan externen/ van buiten of van bovenaf werken.

3. Naar eigenaarschap: de bedoeling

Eigenaarschap kan iemand alleen nemen als hij/zij daar zelf voor kiest, je kunt het niet opleggen. Dus onze transitie is er op gericht dat mensen zelf ontdekken: door mee te doen aan het herontwerp waardoor hun blik ruimer wordt; door meelopen in het primaire proces; door bezoek van symposia/ festivals. en door altijd met het hele systeem bijeen te praten en te ontwikkelen, want alleen ga je sneller maar samen kom je duurzaam verder….Op weg naar een ‘wij’ cultuur.

Vraag aan de deelnemers: waar zie je eigenaarschap ontstaan in je organisatie en hoe kun je dat versterken?

En toen was de tijd om….dus we hebben dat niet meer uitgewisseld in de groep.

Wat neem je mee uit deze workshop? Op geeltjes schreven de deelnemers de volgende trefwoorden:

• Communicatie
• Werk aan de winkel! 😉
• Eigen regie klant leidend
• Eigenaarschap: – visie > herhaling & samen – cultuur >
• Belang om te duiden welk proces leidend is binnen de organisatie. “Wij-gevoel”creëren

• Ondersteunende dienst: Meelopen! (2x)
• Als de wil er is, dan is er een weg: Enthousiasme!
• The whole system in the room! Iedereen betrekken (2x)
• Alleen ga je sneller, samen kom je verder.
• Opnieuw in gesprek met de ondersteunende diensten
• Appèl doen op wie wil meedoen en dit mogelijk maken
• Het gaat de goede kant op! Dank!
• Eigenaarschap, eigen regelruimte

Zo dat vinden wij een hele mooie oogst na 45 minuten speed-workshoppen! Iedereen heel veel succes met de transities en hartelijk bedankt voor de input.

Ingrid Schoemaker, locatiemanager De Rietvinck, de Makroon en Westerstraat Amstelring

Ingrid Windmeijer transitiebegleider ondersteunende diensten Amstelring