Spoorboekje is (nog) geen routeplanner

Het wordt wel ‘het gele spoorboekje’ genoemd: het logboek waarmee ze op een van de pilotafdelingen van RVWO werken. Maar anders dan in zo’n papieren reisplanner vind je in dit logboek (nog) geen antwoord op de vraag hoe je van A naar B komt, liefst zonder vertraging. “We verzamelen vooral veel vragen, tips & tops en zoeken samen naar oplossingen.”

Bij de start van het project Radicale Vernieuwing Waarde-vol Onderwijs® (RVWO) zijn op alle pilotafdelingen van de drie deelnemende zorgorganisaties (ActiVite, DSV|verzorgd leven en Topaz) logboeken uitgedeeld: schriften, waarin met name studenten en werkbegeleiders aan het eind van de werkdag kunnen noteren wat hen is opgevallen: wat ging goed, waar liepen ze tegenaan, waar hebben ze nog vragen over? De nadruk ligt hierbij op alles wat raakt aan RVWO. Onder leiding van de teammanager staan ze stil bij de dag en noteren ze hun vragen, tips en tops. (Hierbij draait het niet om het individuele leerproces van studenten. Alles wat in verband met het leerproces besproken wordt tussen werkbegeleider en student, wordt in een zogeheten ‘dummy’ beschreven).

Wat voor type vragen?

Op Rustoord, een locatie van DSV|verzorgd leven in Lisse, hebben de pilotafdelingen allemaal een geel schriftje gekregen, met een harde kaft. “Daarom noemen we de logboeken vaak spoorboekjes!”, lacht Annelies Duijndam, teamleider van pilotafdeling De Narcis. Wat voor soort vragen en opmerkingen staan er in de logboeken? Annelies geeft enkele voorbeelden: “Werkbegeleiders noteren bijvoorbeeld suggesties om de roostering aan te passen. Ook hebben ze soms vragen over welke taken ze studenten kunnen laten doen op de woongroep. En over hoe ze de werkbegeleiding zo goed mogelijk kunnen vormgeven. Studenten geven onder meer aan dat ze het lastig vinden om goede leervragen te stellen. En ook, dat ze over bepaalde thema’s meer willen weten, zoals over stervensbegeleiding.”

DSV vindt het wel wenselijk dat andere professionals met wie studenten in het zorgproces samenwerken, naast de verpleegkundigen en verzorgenden, zoals bijvoorbeeld de dagbestedingscoaches of bijvoorbeeld de geestelijk verzorger, uiteindelijk ook gebruik maken van de logboeken. Maar dit is een vervolgstap in het proces en zover zijn is men op dit moment nog niet.

Optimaliseren

De informatie uit de logboeken is input voor het werkoverleg van de afdeling, maar wordt ook ingebracht in de interne werkgroep die zich binnen DSV|verzorgd leven bezighoudt met de vormgeving van RVWO. “Het is een hulpmiddel voor de werkgroep om het veranderingsproces verder te optimaliseren”, stelt Thessa Groen intern projectleider RVWO bij DSV|verzorgd leven.

Zij geeft een voorbeeld: “Bij de start van de eerste studentengroep RVWO, in het najaar van 2018, waren er vrij veel studenten op dezelfde pilotafdeling geplaatst. Het bleek uit opmerkingen in de logboeken vanuit de werkbegeleiders dat ze ertegenaan liepen dat het aantal eigenlijk te groot was om iedere student de optimale begeleiding te kunnen geven. Daarom hebben we samen met elkaar gekeken wat een juiste balans was tussen het aantal studenten en werkbegeleiders op een afdeling. Bij de start van de tweede groep, in februari 2019, zijn er meer pilotatafdelingen bij gekomen en zijn er per afdeling minder studenten begonnen.”

Monitoren

De informatie uit de logboeken van de pilotafdelingen wordt ook eens per maand besproken in het overkoepelende projectleidersoverleg van alle zorgorganisaties. Zowel knelpunten als oplossingen worden gedeeld, zodat de pilotafdelingen van de drie organisaties van elkaar kunnen leren en ‘overall projectleider’ Mieke Hollander het project goed kan monitoren.

“Uiteindelijk draait het erom dat alle medewerkers de informatie uit de logboeken gebruiken om steeds beter te leren om voortdurend het welzijn van de bewoners en hun naasten centraal te zetten. En om studenten middels waarde-vol onderwijs waarden en normen mee te geven, naast de noodzakelijke kennis en kunde,” aldus Mieke.

Routine

Naast een train-de-trainer cursus voor praktijkopleiders, krijgen ook de werkbegeleiders die studenten RVWO onder hun hoede hebben allemaal een speciale training en aansluitend intervisie. Hierin wordt ook stilgestaan bij hoe je het logboek op een goede manier kunt invullen. De studenten RVWO krijgen steeds op het hart gedrukt dat ze vooral in de logboeken moeten schrijven. Toch schoot het invullen van de logboeken er aanvankelijk in de waan van de dag nog weleens bij in. “Het gaat nu beter, maar we merken dat het toch essentieel is dat de teamleider en praktijkopleider herhaaldelijk aan het belang van de logboeken herinneren”, zegt Thessa. “En natuurlijk ook, dat medewerkers en studenten ervaren dat er echt iets gedaan wordt met hun opmerkingen. Dat motiveert om de logboeken te blijven invullen. Langzamerhand wordt het voor steeds meer mensen een routine.”

Lerende organisatie

Als de logboeken consequent worden ingevuld, maken ze iets duidelijk over hoe het veranderingsproces RVWO verloopt. Er is dan echt sprake van een PDCA-cyclus. “Logboeken geven ons goed inzicht in wat er écht speelt en maken dat we minder denken vanuit aannames”, stelt Annelies. Het spoorboekje is dus (nog) geen dienstregeling, geen pasklaar recept voor RVWO. “Maar het is wel een prima hulpmiddel om een lerende organisatie te worden.” “Het helpt ons bij het vormgeven en vervolmaken van RVWO”, vult Mieke aan. “Het einddoel is dit goed te implementeren in borgen in de praktijk. Met behulp van de vragen, tips en tops uit de logboeken werken we daaraan.”

_{Tekst: Femke van den Berg (Bureau Bisontekst)}